在微軟的2011全球開發(fā)者會議（WPC）中，該公司宣布截止到2011年7月，Office 2010許可證的銷量已經(jīng)突破1億套。Office 2010 新增的一些更豐富和強(qiáng)大的功能，是其能夠暢銷的重要原因之一。ZDNet 軟件頻道在這里陸續(xù)向大家詳細(xì)介紹Office 2010 的實用技巧。

        在Excel 2010中，為了避免在輸入數(shù)據(jù)時候出現(xiàn)過多錯誤，可以通過在相應(yīng)的單元格中設(shè)置數(shù)據(jù)有效性來進(jìn)行相關(guān)的控制，從而保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，提高工作效率。

        選中需要應(yīng)用數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域，在數(shù)據(jù)選項卡數(shù)據(jù)工具選項組中單擊數(shù)據(jù)有效性按鈕，在隨機(jī)打開的對話框中設(shè)置有效性條件。在允許下拉列表框中選擇小數(shù)，在數(shù)據(jù)下拉列表框中選擇介于，根據(jù)實際情況輸入最小值和最大值范圍。單擊確定按鈕即對相應(yīng)的單元格進(jìn)行了有效性設(shè)置。當(dāng)輸入不滿足有效性的條件時，系統(tǒng)就會彈出相應(yīng)的提示信息，提示用戶輸入的數(shù)值是非法的，這樣就避免輸入錯誤數(shù)據(jù)。

        用戶對于彈出的對話框可以進(jìn)行自定義，以便于用戶清楚的了解到輸入數(shù)值的限制條件。選中相應(yīng)數(shù)據(jù)，單擊數(shù)據(jù)有效性按鈕，在打開的數(shù)據(jù)有效性對話框中，在輸入信息列表框中輸入相應(yīng)的提示信息，或者對提示信息添加標(biāo)題。這樣在單擊單元格時，就可看到相應(yīng)的提示信息。或者在錯誤信息列表框中輸入相應(yīng)的警告信息，這樣當(dāng)鼠標(biāo)定位到應(yīng)用了數(shù)據(jù)有效性的單元格時，便會出現(xiàn)相應(yīng)的提示，從而避免輸入當(dāng)中的錯誤。當(dāng)用戶輸入錯誤數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動彈出警告對話框。

        對于已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)可以數(shù)據(jù)有效性選項下三角按鈕中的圈釋無效數(shù)據(jù)查看錯誤的數(shù)據(jù)輸入。 

        當(dāng)需要在電子表格中輸入大量數(shù)據(jù)時，如果每一個數(shù)據(jù)都通過鍵盤方式輸入的話會浪費時間和精力，通過單元格的數(shù)據(jù)有效性可以解決該問題。選中單元格區(qū)域，在數(shù)據(jù)有效性對話框中設(shè)置有效性條件：在允許下拉列表框中輸入序列，在來源文本框中輸入允許的數(shù)據(jù)項，每個數(shù)據(jù)項之間用逗號隔開。設(shè)置完單元格有效性之后，就可以在單元格中通過下拉列表中選項相應(yīng)的數(shù)據(jù)，從而保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。

        當(dāng)需要在Excel表格中輸入唯一數(shù)值的時候，也可以通過設(shè)置單元格的數(shù)據(jù)有效性來保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。選中單元格區(qū)域，在數(shù)據(jù)有效性對話框中設(shè)置有效性條件：在允許下拉框中選擇自定義，在公式文本框中輸入相應(yīng)的公式，可以通過COUNTIF函數(shù)來進(jìn)行限制，從而來計算相應(yīng)單元格區(qū)域中是否存在與當(dāng)前單元格中相同的數(shù)值，如果存在，則彈出相應(yīng)的警告提示。通過設(shè)置單元格有效性，當(dāng)輸入相同的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)自動彈出相應(yīng)的警告信息對話框，從而保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。